Un gran reto... Atención al cliente
Formamos actualmente un equipo de 12 personas, técnicos ínformáticos y administrativos.
Con una media de edad no superior a los 30 años, somos gente inquieta y creativa, con una capacidad amplia de visualización de las aplicaciones y con un conocimiento exhaustivo de las mismas.
Inicialmente, nuestro objetivo es dar el mejor servicio y obtener por ello una buena relación con nuestros clientes y de esta forma conseguir una ventaja competitiva y real.
Nuestros clientes son los protagonistas principales y uno de los factores más importantes para que el departamento de Atención al Cliente obtenga el éxito deseado. Por ese motivo en nuestra empresa este departamento lo consideramos uno de los más importantes.
No sólo por tener productos de alta calidad hacen que este departamento sea uno de los mejores, sino por el gran esfuerzo que realiza este equipo, que siempre está orientado hacia las necesidades del cliente.
Hace unos años las empresas sólo se preocupaban de producir cuanto más mejor. No existía mucha competencia. Esto hoy en día ha cambiado, la competencia se ha disparado. Ya no sirve producir mucho sino atraer de la mejor manera al cliente. Y qué mejor manera que dar un buen servicio, mimar al cliente, conocerlo, no considerarlo una estadística.
Este equipo mantiene y cumple una serie de reglas, que hacen que nuestros clientes también nos mimen a nosotros. Estas reglas son: cortesía, atención rápida y personal, eficacia, y simpatía.
Nuestro reto es mejorar la atención al cliente día a día intentando diferentes medios:
- Dando el mejor soporte de la forma más rápida y clara
- Enfocar la resolución de las dudas al auto aprendizaje de los usuarios
- Crear la inquietud a nuestros clientes para que sean usuarios activos de las aplicaciones
- Inculcar una utilización responsable segura de la información
Con ello conseguiremos unos usuarios más preparados y conscientes de la herramienta con la que conviven durante muchas horas al día, para así lograr una mayor fidelización de nuestros usuarios a nuestras aplicaciones.
Marisa Zorrilla Matienzo
Responsable de Atención al Cliente
marisa@sistemasmultimedia.com
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Nuestra presencia Web
Desde la aparición de nuestro software, hace ya casi diez años, hasta la actualidad, se ha producido un cambio sustancial en la preparación y capacitación de los usuarios de nuestros programas, así como un increíble aumento del aprovechamiento y rentabilización de las posibilidades de las aplicaciones.
Hoy día, los usuarios administrativos y contables están mucho más preparados para la utilización de los sistemas informáticos, conocen las posibilidades de las herramientas, y consiguen mucha más información en la Red que le ayudan y le resuelven incidencias o dudas en el uso de los programas.
Desde hace algunos años, esta formación se ha visto incrementada en gran medida a través de Internet, con la aparición de numerosos foros creados y dedicados expresamente a resolver dudas concretas sobre programas informáticos entre los que se encuentra nuestro software.
Podemos encontrar foros en diversas web: www.emagister.com, www.supercontable.com, www.plangeneralcontable.com, etc… en los que conviven una gran variedad de usuarios, desde profesionales muy capacitados, hasta nuevos empresarios o administrativos que han instalado el software para su evaluación o en fase de pruebas.
En la mayoría de los casos, las dudas planteadas en estos foros son de un nivel medio, y las respuestas, en la mayoría de las ocasiones se basan en la experiencia de los otros participantes, dejando en un buen número de ocasiones respuestas que, aunque en la mayoría de las ocasiones son certeras, algunas veces denotan un desconocimiento de las funciones y posibilidades del programa, que puede resultar contraproducentes e incluso peligrosas para la integridad de los datos.
En el departamento de Atención al cliente, al cual yo mismo pertenezco, se reciben diariamente miles de llamadas de usuarios. Somos conscientes de esa evaluación previa de las aplicaciones, y aunque los usuarios no estén registrados, se suelen atender llamadas de soporte para esa fase de implantación y conocimiento inicial de las aplicaciones.
Por lo tanto, le invitamos a utilizar nuestros teléfonos y correos electrónico de soporte en los casos de dudas no resueltas, o de negaciones categóricas que puedan observar en estos foros.
Luis Peinado Tirado
Atención al Cliente
lpeinado@sistemasmultimedia.com
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Expansión por Latinoamérica
Sistemas Multimedia y de Gestion, S.L. tras años de expansión por el mundo latino empieza a recoger los frutos esperados. Son innumerables las empresas interesadas en nuestros productos, fuera de nuestro país. Existen zonas en desarrollo a las que nuestros productos aportan una forma de desarrollarse y zonas desarrolladas a las que se les da otro punto de vista y globalización. La función de Internet ha sido fundamental, con poca inversión y mucha ilusión se ha conseguido que los productos se conozcan en todo el mundo. Existen usuarios en múltiples países. Conocemos instalaciones realizadas en países de lengua inglesa y cuyos usuarios son de habla hispana. Existen foros en Internet que recogen estas inquietudes de los usuarios y clientes.
Existen comunidades inmensas en las que la principal actividad e inquietud es ofrecer conocimiento sobre este software y su uso. Desconocemos realmente el alcance de la expansión debido a la política de libre distribución y gratuidad de nuestro software, lo que es significativo es que en momentos de crisis la rentabilidad de estos productos en más real que nunca. Somos una alternativa a otros productos de inferior calidad y superior precio.
Disponemos de distribuidores en todos los países de Latinoamérica. Capaces de realizar el Registro de los clientes y redirigir las consultas a Sistemas Multimedia España.
Estamos creando la figura del Mayorista Latino, socio estratégico de Sistemas Multimedia España el cual tiene la capacidad de dar soporte y ayuda al cliente registrado de su país. Este mayorista tendrá los medios adecuados para representar la marca en el país de origen. Cumplirá unas pautas, de expansión y calidad, marcadas por la central española.
Pronto FactuSol, ContaSol, NominaSol, MovilSol y TPVsol serán los nuevos protagonistas en el mundo latinoamericano, serán conocidos y se crearán herramientas, enlaces y automatismos para ellos. Muchos de los enlaces actuales a facturación y contabilidad de terceros se harán para estos productos. Y esto no es en vano ya que son múltiples empresas desarrolladoras las que trabajan para enlazar módulos propios a FactuSol o sus programas de facturación para que contabilicen a ContaSol.
Ramon González Sánchez
Dpto. Distribución
rgonzalez@sistemasmultimedia.com
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Software anticrisis
En estos tiempos en los que los medios de comunicación se dedican a inyectarnos dosis ingentes de malas perspectivas, (a modo de noticias de expedientes de regulación de empleo, reducciones de beneficios, despidos, cierres, etc.), los pequeños empresarios se izan como pequeños héroes, que a base de sangre, sudor y lágrimas cubren gastos, y mantienen en lo posible la actividad de sus empresas.
Alguien me enseñó hace años la importancia del control de gastos de la empresa, algo que tenemos mucho más a mano y accesible que controlar los ingresos. El software de gestión de nuestra empresa puede ayudarnos mucho en este terreno, aunque en la mayoría de las ocasiones se infrautiliza, y a veces, su importancia pasa desapercibida.
Me gustaría repasar muy someramente, y a modo de ejemplo, algunas aplicaciones prácticas del software de gestión y contabilidad que permiten reducir costes, (quizás con algún esfuerzo por parte del usuario), pero sin lugar a dudas, rentables para la empresa.
Esta reducción de costes puede ser de gastos de papelería, financieros, de personal, de riesgos de gestión corriente, etc.
Envío de documentación por e-mail.
Actualmente es posible enviar los pedidos a proveedores, pedidos de clientes, o presupuestos de clientes a través de correo electrónico de forma rápida y sencilla.
Es posible diseñar los modelos impresos para que el receptor disponga de nuestros documentos con toda nuestra imagen corporativa, ahorrándonos el coste de impresión, envío por fax o por correo ordinario y el coste de tiempo del usuario.
Amén del ahorro de coste, la empresa gana en inmediatez y en imagen actualizada.
Facturación electrónica
El coste de envío de una factura por correo ordinario se ha estimado en España en 1.20€ por unidad.
Reducir este coste a casi cero euros es posible, utilizando la facturación electrónica, y teniendo como entidad certificadora la AEAT, cuya certificación de documentos en origen y fecha es sin coste. FactuSol nos permite este envío de forma totalmente automática y gratuita.
Con un número de facturas aceptable, este costo se hace importante, y merece la pena su estudio, (1.000 facturas electrónicas significaría un ahorro de 1.200 euros).
No debemos confundir la facturación electrónica con el envío de copias de facturas por e-mail. La legislación española indica claramente que la facturación electrónica debe cumplir ciertos requisitos, (muy sencillos de implantar en la empresa con un buen software de gestión).
En esencia es necesario un certificado digital en su ordenador, la aceptación fehaciente por parte de sus clientes, de la recepción de estas facturas, y la firma por una entidad certificadora, (proceso automático), del origen y fecha de las facturas.
Utilización de papel blanco – Diseño de documentos
Actualmente es posible diseñar en algunos programas, (FactuSol lo permite), el formato de todos los documentos a imprimir por la empresa, incluir logotipos, cuadros, colores, etc.
Esto le permite a la empresa no depender de la pre-impresión en imprenta de los modelos de documentos. También es posible incluso reducir el tamaño del papel a formato A5.
Aparte del ahorro de coste de papel impreso, el hecho de disponer de un solo papel para todo, significa que no se tendrá el engorro del cambio de papel blanco a papel preimpreso, preseleccionar impresoras, etc., coexistencia de varias impresoras en la empresa, etc.
El coste actual de la impresión láser, nos permite no dudar en adoptar estos medios.
Utilización de procesos de facturación automática y/o periódica.
Facilitar el trabajo repetitivo de albaraneo o facturación en la empresa permitiría un gran ahorro en coste de personal.
La utilización exhaustiva de los mecanismos automatizados que nos permita el programa, (atajos de teclado, opciones automáticas, utilización de códigos de barras, etc…), quizás exija una pequeña inversión en formación, pero repercutirá positivamente tanto en la productividad como en la calidad de vida del trabajador.
Emisión de remesas bancarias
El uso de la generación automática de remesas bancarias, y su envío a las entidades bancarias que requiera, le ahorrará la introducción de datos redundantes en otras aplicaciones, e incluso en algunos casos, el ahorro en las comisiones de gestión que le apliquen.
El control que se consigue en la automatización del cobro de las facturas, la rapidez y efectividad en el proceso, y su posibilidad de enlazar con contabilidad, le ahorrará horas de punteo y chequeo posteriores.
Control de riesgo de clientes
La posibilidad de asignar a sus clientes un riesgo concedido, ya sea asegurado o no, le ahorrará posiblemente, futuros impagados, gastos de devolución, pérdida de liquidez, pérdida de imagen ante su banco, etc.
Dedique algún tiempo a asignar en su programa los riesgos a sus clientes, estudie la posibilidad de ejercer bloqueos en las operaciones, o sólo emitir mensajes informativos de aviso.
Extensión del enlace facturación-contabilidad
Actualmente es posible generar de forma automática, muchos de los asientos que por falta de control, o de organización entre administración y contabilidad, se continúan introduciéndose de forma manual.
Piense en la ingente cantidad de horas que dedica su contable a mecanizar datos que se podrían generar de forma automática.
Los asientos de facturas emitidas, cobros, facturas recibidas, pagos, remesas bancarias, etc…, pueden generarse si dedica algún tiempo a configurar correctamente los programas y a poner de acuerdo a su administrativo y contable.
En conclusión, conocer a fondo las posibilidades de los programas utilizados en su empresa le permitirá mejorar sus costes, su imagen, y la actitud proactiva de los trabajadores de su empresa.
Junto al control de costes, la utilización de los informes estadísticos de los programas, rentabilidades, control de riegos etc., pondrán en sus manos la información necesaria para hacer previsiones realistas sobre el funcionamiento de su empresa.
Apueste por el software de calidad en su empresa, valore su importancia, fórmese, y forme a los usuarios de los mismos, invierta en la seguridad de sus datos, haga copias de seguridad de forma continua, y contrate un soporte que le garantice la continuidad de sus datos y pueda consultar las funcionalidades disponibles.
Fulgencio Meseguer Galán
Director
fulgencio@sistemasmultimedia.com
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Formación continua 2009
En marzo de 2008 Sistemas Multimedia y de Gestion, S.L. decidió invertir en la formación de sus clientes. Pequeñas y medianas empresas se benefician desde entonces de esta apuesta. La posibilidad de conocer a fondo una aplicación informática y estrujar sus posibilidades está al alcance de cualquier cliente. Este conocimiento más amplio, de los aplicativos, hace que las empresas tengan a mano información que antes no tenían, pueden analizar mucho mejor la situación de sus empresas dando la orientación necesaria a los procesos productivos, administrativos y comerciales.
No es lo mismo limitarse a ser un usuario pasivo, iniciado pero expectante a ser un usuario activo y avanzado capaz de obtener la información deseada en el momento justo y capaz de tomar las decisiones oportunas al respecto.
En los procesos diarios de una empresa intervienen varios aspectos a destacar. Uno sería lo relativo al control de la facturación en la que hay que destacar el control del stock. Este control es bien agradecido, es de suponer que un exhaustivo control de los almacenes de nuestra empresa repercutirá en el proceso de compra, de venta y de inventario. Gran cantidad de empresas pierden su capital por el almacén y los únicos beneficiados, sin duda, son los clientes y los empleados.
Mejorar nuestra comunicación con el proveedor nos ayuda a gestionar la mercancía justa y necesaria en cada momento, para que pedir más de un artículo, aunque esté de oferta y menos de otro que es necesario. ¿Y los pagos? Qué bueno sería tener un buen control sobre los pagos que hacemos y así poder planificar nuestra tesorería.
La relación con nuestro cliente tiene que ser aun más productiva, todo el conocimiento que tengamos de él va a repercutir en nuestro interés y nuestra rentabilidad. Conocimiento del cliente, el famoso CRM. Ver en la ficha del cliente los consumos, los documentos que le han sido generados, visitas realizadas, precios especiales, etc. nos da una ventaja considerable a la hora de organizar nuestro marketing.
Extraordinariamente se ha incorporado a FactuSol la potencia de un generador de informes. A la gran cantidad de documentos capaces de ser generados en el programa se añade la posibilidad de confeccionar nosotros mismos los que deseemos.
Y todo esto, traspasado a ContaSol a un solo Click de ratón. Conoceremos los pasos a seguir para tener la información de FactuSol en nuestro ContaSol sin realizar trabajo adicional, sin duplicar los esfuerzos en la introducción de información. Seremos capaces de analizar la información contable sin necesidad de ayuda externa. Un empresario que controla su contabilidad es un empresario con la herramienta más potente de toma de decisiones. Balances de situación, pérdidas y ganancias, departamentos, inmovilizados, etc. serán palabras en nuestro vocabulario diario.
Visite la zona de FORMACIÓN en nuestra web.
Ramón Gonzalez Sánchez
Resp. Formación
rgonzalez@sistemasmultimedia.com
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Presencia en Internet
Internet se ha convertido en una herramienta excelente para promocionar los productos o servicios de las empresas de una forma muy económica. Gracias al avance del comercio electrónico, la red es una de las mejores formas de ofrecer productos y/o servicios, al que acceden los internautas con el fin de obtenerlos.
En un medio tan amplio y con tan numerosa presencia de empresas competidoras, las pymes deben esforzarse por crear motivos que retengan y fidelicen visitantes en su propia página web, así como ofertas atractivas.
Según cuál sea la actividad empresarial, el tipo de producto o servicio ofertado y su precio, o las características de la clientela potencial a la que se dirige, cada empresa tendrá que elegir el tipo de presencia en Internet que necesite ya sea un sitio web corporativo, un portal especializado, etc. y sus contenidos.
En este sentido, es importante no descuidar los aspectos formales y estilísticos de la información publicada en la red, así como el diseño de las páginas, para hacer que los datos expuestos a la clientela sean lo más claros y atractivos posible, y que puedan responder al máximo las inquietudes de las personas que visitan el sitio web.
También es imprescindible que la web esté bien estructurada y ofrezca motivos suficientes para acceder a los enlaces internos y para permanecer más tiempo navegando en sus páginas. Para ello, los contenidos y servicios ofertados deben ser de calidad y ofrecer un valor añadido a la clientela, sin olvidar dar un acceso claro y fácil a la compra.
También son importantes las formas de acceso al portal de las que dispone el público presencia en motores de búsqueda, creación de enlaces al sitio web en portales especializados, publicación de "banners" promocionales, etc. y adaptarlas, aumentarlas y difundirlas según sea conveniente.
Sin embargo, el aspecto informativo es tan sólo una de las posibilidades que ofrece Internet. De hecho, la red puede ser un excelente canal de captación, fidelización y establecimiento de relaciones con la clientela y las empresas proveedoras.
En este sentido, los departamentos de marketing de las empresas deben afanarse en diseñar nuevas estrategias de captación y fidelización de internautas.
La estrategia de comunicación variará si con el sitio web se quiere obtener un beneficio económico, fidelizar a la clientela, lograr el registro de personas usuarias, captar visitantes o simplemente mejorar la imagen de la empresa de cara al público.
Mediante el marketing digital, las compañías pueden utilizar las particulares condiciones de Internet para hacer campañas publicitarias muy eficaces. En la red los costes de las campañas se reducen considerablemente gracias a la naturaleza telemática de los instrumentos de comunicación "on line": mensajes de correo electrónico, envío de "newsletters" o boletines con noticias de la compañía y/o del sector, creación de foros abiertos a la participación de las y los internautas... Se trata de "crear comunidad" y que las personas que accedan al sitio web se fidelicen y obtengan una imagen positiva de la compañía.
Asimismo, existe la posibilidad de personalizar los mensajes enviados "on-line" y de recibir las sugerencias o peticiones de la clientela en tiempo real.
Por eso, además de publicar en la red catálogos de productos, no se debe desaprovechar la oportunidad de atraer a la potencial clientela mediante noticias de interés, contenidos o servicios de tipo lúdico o informativo (sobre las actividades de la compañía, sus principales ofertas, etc.).
Una vez captado el interés de las y los internautas, se deben incluir en el sitio web otras secciones que expliquen más extensamente la labor de la empresa o las características de sus productos (como un catálogo de artículos, pedidos on-line, una tienda virtual, etc.) y que se dirijan más a lograr un objetivo económico orientado a los negocios.
En este punto se debe cuidar especialmente la manera de presentar el producto o servicio, el precio y el tipo de comercialización y distribución, así como el servicio general prestado a la clientela antes, durante y después de la venta.
Nuestro programa FactuSol incluye unos módulos muy accesibles para la creación de tiendas virtuales en Internet. Usted puede utilizar su base de datos de clientes, artículos, precios, etc., para la tienda virtual en Internet de forma automática, y recibir los pedidos que realicen sus clientes en la web directamente en el fichero de pedidos de clientes de FactuSol.
La inversión en Internet puede ser una ayuda para su empresa en estos momentos de crisis económica.
Ángel Castro Fernández
WebMaster
angel@sistemasmultimedia.com
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SGC, siempre dispuesto a mejorar.
Como de todos es sabido, las empresas son cada vez más conscientes de que la satisfacción del cliente acarrea una mayor fidelidad y beneficio, por ello cada día más empresas se deciden a implantar un sistema de gestión de calidad acorde con sus necesidades.
En nuestro caso la implantación de este sistema supuso una mejora significativa y sobre todo una evolución. Al implantarlo no se pretende cargar al cliente ni al trabajador con una documentación innecesaria, lo que se quiere conseguir es un mayor control del trabajo, mayor especialización del personal y principalmente un mayor nivel de satisfacción de nuestros clientes.
Por ello S.M.G.A, S.L creó e implantó un sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2000 el pasado año 2004. La primera decisión que nuestra empresa tuvo que tomar al implantar el SGC fue definir el área de alcance del sistema, dicha decisión no tuvo muchas discusiones, seria total: "Diseño, Desarrollo y mantenimiento de Software de Gestión para PYMES", abarcando poco después a nuevos productos ofrecidos por la empresa como el alojamiento y diseño de Sittios Web.
Según lo establecido en los requisitos generales de la norma en su apartado 4 se establece que se realizará una serie de documentación que retroalimentará, gestionará y controlará nuestro sistema de gestión; dicha documentación consta en primer lugar de un "Mapa de Procesos" en el cual se define y se explica la interrelación de los diferentes procesos y subprocesos que la contienen. Posteriormente se crearon las matrices que nos permiten relacionar los diferentes procesos. Toda esta documentación puede ser tediosa y posiblemente difícil de entender por los usuarios, por ello existen "Hojas Técnicas" que describen y amplían aspectos concretos de los procesos.
Con todo esto lo que se pretende al fin y al cabo es poder ofrecer el mejor servicio posible y que ustedes estén totalmente seguros de que nuestra empresa solamente quiere satisfacer sus necesidades y siempre estar dispuestos a la mejora continua. Por eso se ofrece al cliente la posibilidad de realizar una encuesta de satisfacción sobre el servicio recibido, éstas son analizadas una a una por el Dpto. de Calidad para comprobar que todo funcione correctamente. Se realiza su respectivo informe y se comunica el resulta obtenido a cada uno de los responsables de departamento para realizar las acciones de mejora oportunas. Dichas mejoras se exponen dentro de la reunión semanal entre los jefes de departamento donde se estudian su viabilidad, evolución y eficacia.
Nuestros clientes disponen de varias herramientas para hacernos saber sus inquietudes y manifestar cualquier posible problema que pudiera existir, hemos puesto a su entera disposición la posibilidad de enviarnos "Quejas", también se ha creado dentro de nuestro organigrama la figura del "Defensor del Cliente", el cual, está totalmente volcado en ayudar y ofrecer al usuario nuestro mejor servicio.
Otra herramienta que ofrecemos y posiblemente la más utilizada por ustedes es la posibilidad de hacernos saber la mejoras que tendría que llevarse a cabo en nuestro software ya que realmente el usuario es el que mejor puede conocer sus limitaciones. Estas sugerencias son muy bien acogidas tanto por el Dpto. de Programación como por ustedes, (no en vano, para la nueva modificación que saldrá el próximo diciembre hemos recibido 428 sugerencias. El 40% de estas sugerencias han sido aprobadas y serán incorporadas a nuestros productos).
Toda esta información se encuentra publicada y la ofrecemos en nuestro formato de PAP (Plan de Actualización Periódica). Puede usted encontrarlo dentro de la zona restringida de cada producto.
Lo que no hay que olvidar, y posiblemente sea la parte más complicada de gestionar en nuestro SGC es mantener un control de la documentación. Esta parte le corresponde al departamento de Calidad que es el encargado de asegurarse que todo se realice correctamente y que no se incurran en errores. Para ello el Dpto. de Calidad tiene varias herramientas en su poder como la Matriz de Indicadores, seguramente la herramienta más poderosa que contiene nuestro SGC, ya que un Indicador de un proceso nos puede alertar a tiempo si un procedimiento determinado no está funcionando correctamente. La importancia de poder obtener dicha información por el Dpto. de Calidad y no por el departamento afectado hace que la información sea totalmente fiable y objetiva pudiendo así actuar rápidamente, también tenemos la posibilidad de realizar auditorías internas para poder detectar cualquier "No conformidad" en la aplicación de los procesos.
En conclusión SMGA, S.L lo que ha pretendido desde nuestros comienzos, hace ya más de 15 años, es ofrecer el mejor servicio posible y estar siempre pendiente de cualquier necesidad que nuestros clientes puedan demandar tanto de nuestra empresa como de nuestro personal. También quiero dar las gracias especialmente a ustedes por la implicación que tienen con nuestra empresa y animarles siempre a que nos ayuden a mejorar.
Inmaculada Martín Gómez
Responsable de Calidad
inma@sistemasmultimedia.com
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Presentación Telemática de Impuestos
ContaSol, es un programa adaptado a los distintos avances tecnológicos, siempre siguiendo la normativa legal vigente; lo que hace que nuestro producto sea moderno, rápido y eficaz hacia cualquier novedad que se presente. De ahí que ContaSol haya incorporado la presentación telemática, la cual supone un indudable avance y una disminución radical en el tiempo que hay que dedicar a cumplir las obligaciones con Hacienda.
Este sistema telemático nos permite transmitir declaraciones o cualquier otra documentación, de forma segura (lo garantiza la utilización de una firma electrónica válida), ágil (servicio 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año) evitando colas y esperas innecesarias.
La Orden se aprobó el 23 de noviembre de 2007 y entró en vigor el 1 de enero del 2008, en ella se establece la obligatoriedad de presentar de forma telemática los modelos de declaraciones informativas, resúmenes anuales y modelos de autoliquidación para las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada. A través de internet, por teleproceso o en soporte directamente legible por ordenador.
Todo ello con una serie de condiciones y por su puesto con el certificado digital admitido por la AEAT.
Como ejemplo: La obligatoriedad de presentar los modelos 110, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 202, 300 y 430 comenzó el 1 de octubre y finalizó el 20 de octubre; periodo de fechas en las que nuestros Usuarios hicieron uso de la Presentación Telemática que posee nuestra Aplicación, resultando un rotundo éxito.
A la hora de realizar el pago telemático de una declaración tributaria que vayamos a presentar telemáticamente podemos optar por:
A.- Pagar antes de presentarla. Se deberá realizar el ingreso y obtener el correspondiente justificante, NRC(número de referencia completo) el cual acreditará que hemos realizado el pago. El ingreso lo puede efectuar en la oficina virtual de la Agencia Tributaria o a través de la Banca Electrónica.
B.- Domiciliación Bancaria. Es la forma más elegida por todos los contribuyentes, ya que bajo este sistema, se presenta directamente la declaración y se indica en el propio modelo la cuenta en la que la Agencia Tributaria deberá hacer el correspondiente cargo.
El único problema que presenta esta modalidad de pago es que el obligado que quiera optar por esta forma de satisfacer la deuda tiene que renunciar a algunos días en lo que al plazo de presentación se refiere, que variará según los modelos.
El motivo de que se sufra este recorte en el plazo es porque la AEAT ha de recopilar todas las domiciliaciones que se hayan presentado en todos los modelos de declaraciones y efectuar el cargo simultáneamente el último día de plazo de presentación previsto para cada declaración en todas las cuentas corrientes repartidas por toda nuestra geografía.
En ContaSol, cuando se ejecuta la función de Presentación Telemática, ésta finaliza mostrando un mensaje de confirmación de éxito en la generación del fichero y su localización. Será este fichero compactado y cifrado el único que se remitirá cuando se haga la presentación telemática.
Para terminar, decir que ContaSol ha aplicado toda esta adaptación que la normativa legal ha implantado, y el resultado que hemos obtenido es que todo el proceso de presentación telemática se ha realizado correctamente.
Marisa Zorrilla Matienzo
Departamento de Atención al Cliente
marisa@sistemasmultimedia.com
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Gestión de Trazabilidad en FactuSol
Desde el pasado 1 de enero de 2006, es obligatorio implantar la Trazabilidad de los Productos. Pero, ¿qué es la trazabilidad en realidad? y ¿cómo nos afecta?...
Podríamos definir Trazabilidad como la capacidad del conocimiento y el seguimiento de los productos que ofreceremos al Cliente o Usuario Final, en las diversas fases de producción, transformación y distribución. Nuestro programa FactuSol cumple con todos estos requisitos.
Podemos encontrarnos con una Trazabilidad Descendente, queriendo decir con esto, las Empresas que utilizarían la información para saber desde dónde nos llega la mercancía. Con FactuSol, y haciendo las debidas Entradas de Mercadería, tendremos la posibilidad de introducir tanto los números de Serie de, por ejemplo un ordenador como introducir los Lotes, Series, Fechas de Caducidad y de Consumo Preferentes de productos alimenticios o perecederos; teniendo la seguridad de que en cualquier momento y con sólo unos toques de ratón, sabremos la Trazabilidad Descendente de dicho producto. Empresas, por ejemplo, que trabajan con ventas “al detal” o “menudeo”, deben de saber de dónde provienen sus productos, pero sería dificilísimo saber quién es el cliente final, por eso para este tipos de empresa el control de la Entradas con FactuSol seria primordial para saber dicha información.
Así mismo tendremos una Trazabilidad Interna cuando esa Materia Prima que nosotros adquirimos las transformamos, en un proceso de fabricación o manipulación, en un Producto de Venta a nuestros clientes finales. Estas Trazabilidades Internas, FactuSol, las controla desde nuestro proceso de Fabricación, donde podremos incluir en la Fabricación todos los productos que sean necesarios y controlando en todo momento que Series, Lotes y Caducidades estemos utilizando en cada proceso. Sabiendo en cualquier momento la Trazabilidad de nuestro producto fabricado y, en caso correcto, pasándolo a disposición de venta.
En muchos casos se debe tener en cuenta la utilización una Trazabilidad Ascendente. Con la cual tendríamos localizados los Clientes finales que han hecho el consumo de esos Artículos. Con lo cual siempre sabremos cual es el usuario final del producto. Para estos casos, nuestra aplicación FactuSol, provoca la petición de los Lotes, Series y Fechas de Caducidad y Consumo Preferente en las Salidas de Mercadería; pudiéndose tener en cuenta que las salidas sean concordantes con las fechas de Caducidad y Consumo Preferentes.
Nuestro programa FactuSol une estos tres tipos de Trazabilidad para que el usuario sepa en cualquier momento, haciendo una Consulta de Trazabilidad y poniendo sólo el número de Serie tendrá toda la información de a quién compramos el artículo, que hemos hecho con él y a quien se lo hemos vendido o traspasado; utilizaremos la información que introducimos en FactuSol para trazar esa ruta del producto desde el Proveedor Inicial hasta el Consumidor Final, o sea, es el sistema que utilizamos para hacer el seguimiento de un determinado producto, ya sea su compra, manipulación o venta. Todo esto a través de la Serie del Producto. De esta manera, se consigue toda información útil relacionada con cualquier aspecto del producto, sabríamos en todo momento a quién se compró, que hemos hecho con ella, a quien se la hemos vendido, etc.
Con nuestra aplicación, se puede rastrear y determinar el lugar de procedencia de un producto en cuestión, siendo así, que cualquier tema relacionado con él será totalmente transparente.
Hay demasiados productos que controlar y muchos se escaparían al control, eso es lo que tratamos de evitar con la gestión de Trazabilidad que incorpora nuestro programa FactuSol; con unos cuantos toques de ratón podremos saber en cualquier momento en que proceso se encuentra nuestro producto.
Al tener incorporado, en la gestión de Trazabilidad, tanto las Series y Lotes, como las Fechas de Caducidad y Consumo Preferente; la gestión se hace más fácil a la hora de introducir la mercancía que compramos, con la Trazabilidad que nos proporciona nuestro Proveedor. Y cuando se manipulan y se venden esos productos adquiridos, le incorporamos la nueva Trazabilidad a ese producto en la Aplicación. A la hora de vender esos Productos, siempre se tiende a hacerlo teniendo en cuenta las Fechas de caducidad o de consumo preferente más antiguas en nuestro almacén, parámetro que también controla nuestra Aplicación.
Podemos acabar diciendo que, utilizando la Trazabilidad, haremos cumplimiento de la Normativa presente y futura, previniendo riesgos y optimizando el proceso de nuestra Empresa con una mejor eficiencia, con eso quiero decir que podremos reducir los costes porque veremos los errores de manipulación y de expedición.
Finalizando: Mejora de la Gestión, Calidad y Seguridad de nuestros Productos.
Ramón López-Cepero Renaud
Departamento de Atención al Cliente
ramon@sistemasmultimedia.com
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